会計ソフトの活用

１．会計ソフトを導入しよう

２．振替伝票は廃止しよう

会計ソフトを使用するのであれば、できる限り振替伝票を作成しないようにしましょう。
請求書等の原本や通帳コピーなどから直接入力したほうが効率的です。

税法では帳簿の保存などが義務づけられていますが、そこでの帳簿というのは、総勘定元帳と仕訳帳です。
振替伝票を作成している会社では、振替伝票が仕訳帳の代わりになりますが、会計ソフトを利用するなら仕訳帳でよいのです。
会計ソフトを使用していれば、決算完了時に総勘定元帳と仕訳帳を印刷して、それを保存するだけで十分です。

３．よくある取引をパターン化しよう

会計ソフトがいくら便利とはいえ、経理の知識が全くない人だと、仕訳が分からないなど苦労することが多々あります。
そういった場合でもよくある取引のパターンを登録しておけば、かなりの作業をこなせるようになります。

最初の登録作業だけは簿記知識がないとできませんので、税理士等に依頼する必要がありますが、それさえできてしまえば、入力時には勘定科目も摘要欄も、登録されているものをそのまま使いますので、金額以外の入力が必要ありません。
取引名をクリックして金額を入力するだけです。

毎月のように発生する取引については、この仕訳登録を活用し、省力化に努めましょう。

４．債権・債務の管理をしよう

売掛金や買掛金の管理は、取引件数が増えるに従って非常に時間がかかります。
件数が多い場合は販売管理等の業務管理ソフトを使ったほうが効率的ですが、数十社程度であれば会計ソフトでも十分管理できます。

具体的な会計ソフトでの管理方法は以下です。

1. 売掛金、買掛金科目について、取引先ごとに補助科目を設定します。
2. 補助科目を使用して仕訳を入力。
3. 取引先別の管理表が自動的にできます。

こうすることで未回収残高の確認が簡単にできるようになり、別途書類を作成する等の手間も省けます。